Klik op onderstaande dropdown om de verschillende milestones te zien.
Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.
… is half gewonnen.
Begin tijdig aan de uitwerking van je project! Reken sowieso op een voorbereidingsperiode van 6 maanden. Hou hierbij ook rekening met de deadlines.
Informeer je grondig over de regels. Dat kan door ze te lezen in de programmagids, tijdens een informatiesessie, via contact met JINT … Zo weet je of je projectidee wel in aanmerking komt voor subsidies.
Deze programmagids is een uitgave van de Europese Commissie met alle regels, criteria en inlichtingen voor/over de verschillende mogelijkheden.
Dit document is in het Engels.
Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.
JINT zet je op weg om een kwaliteitsvol project uit te werken. Op deze en de JINT-website vind je alles wat je nodig hebt om een hoogwaardige aanvraag in te dienen en je goedgekeurd project verder op te volgen.
Tip
Heb je een idee voor een project, maar wil je toch nog wat extra info? Kom dan naar onze volgende info- en vormingsdag. Daar krijg je alle info over de verschillende mogelijkheden en kan je een persoonlijk overleg met een van de collega’s aanvragen.
Wil je een aanvraag bij ons indienen, dan kan je rekenen op technische ondersteuning (over de spelregels, problemen met formulieren …).
Daarnaast kan je rekenen op ondersteuning op maat. Stuur ons ten laatste 2 weken voor de deadline – hoe vroeger, hoe liever! – jouw ingevuld aanvraagformulier om van ons specifieke feedback te krijgen.
Tip
Leg je oor te luister bij andere organisaties uit vorige projecten of uit je netwerk.
Heb je nog geen ervaring met zo’n (inter)nationaal project? Dan kan het een goed idee zijn om eens een internationale cursus te volgen.
Bekijk het aanbod in onze JINT-kalender.
Ga aan de slag met de kwaliteit van je project en ontdek alle opties van de Q!App.
Via de kwaliteitsapp ter ondersteuning van mobiliteitsprojecten kan je jouw project meten aan Europese kwaliteitsstandaarden, projecten creëren, evalueren en eventueel vergelijken met partners. Ook schrijfhulp, tips van experten en ondersteunende indicatoren worden aangeboden. Daarbovenop komt dat offline werken altijd mogelijk is! Bekijk hier enkele instructiefilmpjes om met de Q!App aan de slag te gaan.
Dit document is in het Engels.
De Europese Commissie geeft je op deze website een handig schematisch, visueel overzicht om het proces van een aanvraag te verduidelijken.
Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.
Een Organisation ID is nodig voor elke organisatie of groep van jongeren die een aanvraag wil indienen of partner is in een Erasmus+ Jeugd-project.
Elke organisatie of informele groep die een Erasmus+ Jeugd-aanvraag wil indienen, moet zich registreren.
Tip
In dit document lees je wat de onderlinge verschillen zijn tussen een informele groep, een feitelijke vereniging en een vzw.
Registratie moet voor de deadline gebeuren. Zonder registratie kan je geen aanvraag indienen.
Tip
Je kan je op elk moment online registreren en je gegevens aanpassen.
Overweeg je een aanvraag in te dienen? Wacht niet tot de deadline, maar doe dit zo snel mogelijk!
Registreren gebeurt in verschillende stappen via het online Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform (EESCP). Lees in de handleiding (OID en ORS) hoe je de drie stappen doorloopt en wat je moet doen bij problemen:
Tip
Gebruik voor je EU-login een algemeen, maar duidelijk e-mailadres dat bijvoorbeeld niet verdwijnt bij een eventuele personeelswissel. Ga voor iets zoals internationaal[at]organisatie.be.
Tip
Kijk eerst goed na of je organisatie al geregistreerd is! Een organisatie kan slechts één OID hebben.
De Europese Commissie heeft een handleiding in het Engels.
Heb je nog vragen? Geef ons een seintje.
handleiding (OID en ORS)
DownloadWerk in dit online formulier aan je subsidieaanvraag en dien het ook hier in, ten laatste op de dag van de deadline.
Log in met je EU-login en klik bij “Opportunities” op “Erasmus+”. Vervolgens klik je op ‘See open calls’ bij ‘Youth’. Daarna klik je bij de juiste mogelijkheid op “Apply” om het online formulier te beginnen invullen:
Tip
Vergeet voor de zekerheid niet af en toe een pdf van je aanvraag op te slaan op je computer. Zo vermijd je dat technische moeilijkheden roet in het eten gooien.
We raden je aan enkele dagen voor de deadline in te dienen, zodat je ons bij bv. technische problemen nog kan contacteren en toch tijdig kan indienen. Sla de ingediende versie op, dan verschijnt onderaan op het document het tijdstip waarop je ingediend hebt.
Tip
Laat op voorhand de declaration of honour ondertekenen, opdat je ze als bijlage bij je aanvraag kan toevoegen.
We sturen je een ontvangstbevestiging wanneer we je aanvraag ontvangen hebben. Kreeg je geen bericht van ons? Geef ons dan een seintje.
Er kan altijd iets gebeuren, probeer je daar zo goed mogelijk op voor te bereiden. Neem je voorzorgen, praat en overleg met je jongeren.
In de publicatie ‘Veilig aan de slag‘ vind je meer info over preventie en veiligheid tijdens je project.
Handig om weten: 112 is het Europese noodnummer waarnaar mensen in nood in alle lidstaten van de Europese Unie 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 kunnen bellen om onmiddellijke hulp te krijgen van de brandweer, een medisch team of de politie.
JINT is in nood vervolgens bereikbaar op het nummer 0485 35 68 67.
Veilig_aan_de_slag_2010
DownloadSommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.
informele groep en vzw
DownloadSommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.
De indiener werkt het dossier uit, krijgt bij goedkeuring alle subsidies en volgt de verdere administratie op met inbegrip van het eindverslag.
Na de evaluatie van de projecten ontvangen alle aanvragers schriftelijk nieuws over het resultaat van de evaluatieprocedure. Reken daarvoor op ongeveer tien weken na de deadline waarop je indiende.
Is je aanvraag goedgekeurd dan krijg je van ons per post o.a. het contract. Je mag kosten voor activiteiten in je projectperiode beginnen maken vanaf het moment dat je je project hebt ingediend. Kosten die je maakt vóór de goedkeuring van het project zijn op eigen risico.
We storten je het voorschot van het goedgekeurde subsidiebedrag nadat we het contract ondertekend terugkregen van jou.
Is je aanvraag goedgekeurd? Breng de deelnemer(s) op de hoogte van het goede nieuws! Je project is nu echt begonnen.
Bereid je deelnemer(s) voor op de reis, op de kennismaking met een andere cultuur. Misschien zijn er activiteiten die jullie vooraf kunnen doen?
Ben je begeleider van een DiscoverEU-project? Je kan bij JINT een vormingssessie volgen om je deelnemer(s) voor te bereiden op zo’n interculturele ontmoeting.
De Beneficiary Module (BM) is een online platform dat indieners van goedgekeurde projecten moeten gebruiken om hun project te beheren en erover te rapporteren.
Let op!
De Beneficiary Module werkt momenteel niet zoals het hoort. De Europese Commissie probeert de problemen zo snel mogelijk op te lossen. Intussen vragen we geduld te hebben. Bij problemen neem gerust contact op via projectassistent@jint.be of de stafmedewerker die je project opvolgt.
Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Je vindt het via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.
De BM moet je verplicht gebruiken om:
Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.
Voor het begin van elke activiteit moeten alle deelnemers en begeleiders correct in de BM geregistreerd zijn.
Je kan op elk moment tijdens je project gegevens invoegen of wijzigen. Zo kan je deelnemers die je al hebt ingevoerd verwijderen en andere deelnemers in de plaats invullen.
Opgelet!
Aan elke deelnemer is een budget verbonden. Valt er een deelnemer weg, dan wordt het budget dat oorspronkelijk goedgekeurd werd automatisch herrekend.
Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.
Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:
Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).
Eurail Ticketing System is een online platform dat indieners van goedgekeurde projecten moeten gebruiken om de treintickets (Interrail-passen) van hun deelnemers te kopen.
Het Eurail Ticketing System of ETS is het online platform van Eurail waarmee organisaties die een goedgekeurd DiscoverEU-project hebben de treintickets voor de deelnemers kopen. Eurail is de partner waarmee de Europese Commissie samenwerkt binnen DiscoverEU. Het zijn zij die instaan voor de treintickets. Eurail is meer bekend onder de naam Interrail, de treintickets die je voor de deelnemers aankoopt zijn dat ook Interrail-tickets.
Om toegang te krijgen tot ETS moet je een aanvraag indienen bij Eurail. Dat doe je via het contactformulier op de webpagina over DiscoverEU. Bij ‘waar kunnen we jou mee helpen’ selecteer je ‘ik ben klaar om te boeken’. In de ‘beschrijving’ leg je uit dat je een goedgekeurd project hebt en toegang nodig hebt tot het platform om de tickets te boeken. Dat kan in het Nederlands of het Engels.
Vervolgens zal Eurail contact met je opnemen en je een contract sturen. Zodra je dat getekend terugbezorgd aan Eurail kunnen zij je jouw inloggegevens voor het online platform bezorgen.
Eens je toegang hebt tot het platform kan je de treintickets voor je deelnemers én begeleiders bestellen. Hoe je dat precies doet lees je in de handleiding die je hier kan downloaden. Er werd ook een webinar georganiseerd waarin het proces live uitgelegd wordt. De opname kan je hier herbekijken.
In deze bijlagen bij je contract staat belangrijke informatie over welke bewijsstukken je samen met het eindverslag moet indienen.
(Deze documenten zijn in het Engels.)
Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.
Erasmus+ goedgekeurde projecten 2022
DownloadIs je aanvraag niet goedgekeurd? Als je dat wenst, kan je je aanvraag herwerken op basis van de feedback die je van de evaluatiecommissie kreeg en opnieuw indienen op een volgende deadline.
Dit evaluatiekader beschrijft toetsstenen die in rekening gebracht worden bij de beoordeling van
een project.
Elk project in Erasmus+ Jeugd wordt getoetst aan een reeks van formele en inhoudelijke criteria, bepaald door de Programmagids en verfijnd vanuit de praktijk opgebouwd doorheen de jaren van het Erasmus+-programma, het Jeugd-programma en daarvoor.
Het evaluatiekader komt voort uit de besprekingen op de evaluatiecommissies voor de jeugdprogramma’s sinds 2014, intern overleg in aanloop naar en ter opvolging van de evaluatierondes van de subsidieprogramma’s en besprekingen op de Raad van Bestuur van JINT en in het team van de stafmedewerkers verantwoordelijk voor het uitvoeren van het programma.
E+ evaluatiekader 2023
DownloadDit evaluatiekader beschrijft toetsstenen die in rekening gebracht worden bij de beoordeling van
een project.
Elk project in Erasmus+ Jeugd wordt getoetst aan een reeks van formele en inhoudelijke criteria, bepaald door de Programmagids en verfijnd vanuit de praktijk opgebouwd doorheen de jaren van het Erasmus+-programma, het Jeugd-programma en daarvoor.
Het evaluatiekader komt voort uit de besprekingen op de evaluatiecommissies voor de jeugdprogramma’s sinds 2014, intern overleg in aanloop naar en ter opvolging van de evaluatierondes van de subsidieprogramma’s en besprekingen op de Raad van Bestuur van JINT en in het team van de stafmedewerkers verantwoordelijk voor het uitvoeren van het programma.
E+ evaluatiekader 2022
DownloadSommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.
Wacht niet tot de goedkeuring van je project om na te denken over de praktische voorbereidingen.
Je mag kosten voor activiteiten beginnen maken vanaf het moment dat je je project hebt ingediend. Kosten die je maakt voor de goedkeuring van het project zijn op wel eigen risico.
Hebben de deelnemers een reisvisum nodig? Lees er alles over op onze website www.kamiel.info.
Het instrument om samen met jouw jongeren hun reis te plannen.
In samenwerking met het jongerenplatform Go Strange ontwikkelde JINT een infokit voor jongeren die op reis gaan via DiscoverEU. Deze infokit is bedoeld voor alle reizigers: zowel de jongeren die individueel een ticket wonnen, als de jongeren die via een organisatie zullen reizen.
In de infokit vinden reizigers allerhande informatie over hun ticket, maar ook tips over de mooiste treinroutes, een checklist voor bij het inpakken en leuke challenges voor onderweg. Het ideale instrument dus om samen met jouw jongeren de reis te plannen.
Er staan ook handige links in het document naar de Discord-server voor reizigers of de algemene helpdesk van DiscoverEU voor technische vragen en problemen.
Infokit DiscoverEU
DownloadVia de DiscoverEU Travel App plan je je reis en leg je de treinen vast. Je vindt hier ook de treintickets terug in de vorm van QR-codes.
Iedereen die meereist moet zijn treinticket (aangekocht via ETS – zie ‘stap 4’ onder ‘na goedkeuring’) via een code linken aan de DiscoverEU Travel App. Die code krijgt elke reiziger via het mailadres dat werd opgegeven in ETS. De code is uniek, je kan ze maar aan één app linken en de app kan maar aan één code gelinkt worden. In de praktijk betekent dat dus dat elke deelnemer een eigen telefoon nodig heeft met daarop de app geïnstalleerd en het treinticket gelinkt.
Je kan de app downloaden voor Android of Apple.
Hoe de app werkt zie je in deze opname van een webinar door Eurail over de DiscoverEU Travel App.
stappenplan ETS – DiscoverEU Travel App
DownloadDe European Youth Card is een kaart waarmee jongeren allerlei korting krijgen die ze tijdens hun reis kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld voor het overnachten in hostels of toegangskaartjes voor een museum. Deelnemers kunnen hun European Youth Card activeren via de DiscoverEU Travel App (zie vorige stap). Via het menu ‘meer’ kunnen ze op ‘activeren’ klikken en […]
De European Youth Card is een kaart waarmee jongeren allerlei korting krijgen die ze tijdens hun reis kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld voor het overnachten in hostels of toegangskaartjes voor een museum.
Deelnemers kunnen hun European Youth Card activeren via de DiscoverEU Travel App (zie vorige stap). Via het menu ‘meer’ kunnen ze op ‘activeren’ klikken en kijken welke kortingen allemaal beschikbaar zijn.
Youthpass is een tool die jongeren en jeugdwerkers in staat stelt om hun leerresultaten tijdens projecten bij te houden en te erkennen. De Youthpass is beschikbaar voor elke deelnemer van een project binnen Erasmus+ Jeugd.
Youthpass maakt deel uit van de Europese Commissies strategie om de erkenning van niet-formeel leren te bevorderen.
Via de link hieronder zie je in een filmpje hoe je met Youthpass aan de slag kan gaan.
Voor ondersteunend materiaal kan je terecht op www.youthpass.eu of neem contact op met JINT.
Iedere deelnemer aan een project binnen Erasmus+ Jeugd heeft recht op het doorlopen van het Youthpass-proces. Vanuit JINT is het een minimumvereiste om iedereen een certificaat te geven.
Infopack Youthpass 2021
DownloadHet is belangrijk dat je deelnemers en alle betrokkenen goed verzekerd zijn tijdens hun (inter)nationaal project. Je bent daar als projectorganisator zelf verantwoordelijk voor!
verzekeringsinfo_groepsprojecten
DownloadEen voorbeeld van een lijst om tijdens je project de nodige gegevens van de deelnemers te verzamelen. Vergeet niet dat ook handtekeningen nodig zijn.
template deelnemerslijst
DownloadJe bent verplicht om het Erasmus+-logo te gebruiken in alle communicatie over je project met de vermelding “met de steun van het Erasmus+-programma van de Europese Unie”.
Op de JINT-website vind je onder andere het Erasmus+- en JINT-logo voor in je communicatie. Je vindt er ook tips voor de promotie en disseminatie van je project.
Er kan altijd iets gebeuren. Doet er zich een noodsituatie voor tijdens je project, panikeer niet en neem in de eerste plaats contact op met de hulpdiensten. Neem op voorhand al even ondersteunde publicaties door, zo ben je voorbereid.
112, dat is het Europese noodnummer waarnaar mensen in nood in alle lidstaten van de Europese Unie 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 kunnen bellen om onmiddellijke hulp te krijgen van de brandweer, een medisch team of de politie.
JINT is in nood vervolgens bereikbaar op het nummer 0485 35 68 67.
Je kan meer info vinden in de publicatie ‘Veilig aan de slag‘.
Verandert er na de goedkeuring nog iets aan je project? Neem dan altijd zo snel mogelijk contact op met je stafmedewerker!
Er kan van alles gebeuren en veranderen aan je project: de activiteiten, deelnemer(s), data … Vaak is daar een contractwijziging voor nodig. Om zeker te zijn neem je dus best zo snel mogelijk contact op met een JINT-stafmedewerker. Weet je niet wie dat is? Stuur dan een mailtje naar projecten@jint.be.
Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.
Als organisatie moedig je de jongeren aan om een taal te leren, liefst die die ze gebruiken tijdens hun project. Daarvoor heeft de Europese Commissie een online hulpmiddel: EU Academy en Online Linguistic Support.
Let op!
Tot 1 september 2022 is de koppeling tussen de Beneficiary Module en EU Academy onbestaande.
EU Academy is een gratis online platform dat onder andere Online Linguistic Support (OLS) aanbiedt. In EU Academy kiest elke deelnemer welke taalcursussen hij/zij/die volgt. Het platform laat de kandidaat op een eigen tempo en afhankelijk van zijn/haar/hun behoeften werken. OLS biedt verschillende mogelijkheden om de taalvaardigheid te verbeteren. Zo kan je er bijvoorbeeld ‘Massive Open Online Courses’ (MOOC’s) volgen met een bepaald thema. OLS is beschikbaar in 29 talen en er is geen beperking op het aantal lessen of talen.
Alle deelnemers die je in de Beneficiary Module registreert voor een Erasmus+ Jeugd-project hebben toegang tot het hele EU Academy-platform.
Anderen hebben toegang tot een deel van de EU Academy, waar ze basismateriaal terugvinden om online een taal te leren. Zo ervaart iedereen de taalverscheidenheid in Europa.
Je krijgt enkel toegang tot het EU Academy-platform en OLS met een EU-login.
OLS op EU Academy is enkel beschikbaar voor vrijwilligers in het European Solidarity Corps.
Je kan handmatig de gegevens van de huidige en toekomstige deelnemers in EU Academy invullen, opdat die deelnemers gekoppeld worden aan je project en een uitnodigingsmail krijgen. Zodra de jongere inlogt op EU Academy, krijgt hij/zij/die toegang.
Elke deelnemer die in de Beneficiary Module is geregistreerd, is automatisch ingeschreven in de OLS. De organisatie die het project binnen Erasmus+ Jeugd heeft ingediend, registreert de deelnemers dus best zo snel mogelijk. Zodra de jongere inlogt op EU Academy, krijgt hij/zij/die toegang tot OLS.
Neem gerust een kijkje op de OLS-helppagina voor meer informatie.
Tutorial Community
DownloadSommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.
Ten laatste twee maanden na het einde van je project dien je het eindverslag van je project in.
Om je resterend saldo te krijgen en je project volledig af te ronden moet je het eindverslag (final report) van je project ten laatste twee maanden na het einde van je project indienen.
Let op!
De Beneficiary Module werkt momenteel niet zoals het hoort. De Europese Commissie probeert de problemen zo snel mogelijk op te lossen. Intussen vragen we geduld te hebben. Bij problemen neem gerust contact op via projectassistent@jint.be of de stafmedewerker die je project opvolgt.
Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget in de Beneficiary Module (BM) controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.
Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:
Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).
Meer informatie over hoe de BM werkt, vind je, in het Engels, in de uitgebreide handleiding van de Europese Commissie.
Een overzicht van alle documenten die je aan ons moet dient te bezorgen, vind je hier:
KA155_bewijsstukken
DownloadOm bedragen in euro om te zetten in andere munteenheden en omgekeerd.
Op de officiële website van de Europese Commissie vind je de wisselkoersen die je moet gebruiken bij je eindverslag.
Let op!
Voor de eindafrekening van de niet-forfaitaire bedragen zoals exceptional costs mag je enkel de wisselkoers gebruiken die geldig was in de maand waarin je contract door de directeur van JINT werd ondertekend. Hou daar dus rekening mee! Die koers kan verschillen van de effectieve wisselkoers op het moment dat je je kosten maakt.
Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.
Op het Erasmus+ Projects Platform (EPRP) vind je alle Erasmus+ Jeugd-projecten terug.
In de databank kan je op verschillende manier op zoek naar projecten. Zo kan je kernwoorden typen, selecteren op jaar, land en/of onderwerp … Zodra je op de zoekknop hebt geklikt, krijg je een lijst met de projecten die aan je selectiecriteria voldoen. Op dat moment kan je de projecten ook op een kaart bekijken door in de blauwe balk bovenaan op die knop te klikken.
Klik op onderstaande dropdown om de verschillende milestones te zien.