Reset

Hoe vraag je een subsidie aan voor

Hierboven kan je zo gericht zoeken als je zelf wil: kies over welke mogelijkheid je iets zoekt; speur je naar iets uit de vorige jaren, duid dat dan aan; selecteer een van de vaak gezochte items, of zoek op naam/term.

Hieronder zie je per fase waarin je project zich bevindt de verplichte delen en zaken die je project kwalitatief kunnen versterken.

Geen idee welk programma bij jou past?

Doe de test

Aanvraag idee

Idee

Aanvraag projectaanvraag

Projectaanvraag

Aanvraag goedkeuring

Na goedkeuring

Aanvraag aan de slag

Aan de slag

Aanvraag eindverslag

Eindverslag

Klik op onderstaande dropdown om de verschillende milestones te zien.

Verplicht bij idee

Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.

Stap 1
Tijdig begonnen …

… is half gewonnen.

Begin tijdig aan de uitwerking van je project! Reken sowieso op een voorbereidingsperiode van 6 maanden. Hou hierbij ook rekening met de deadlines.

Informeer je grondig over de regels. Dat kan door ze te lezen in de programmagids, tijdens een informatiesessie, via contact met JINT … Zo weet je of je projectidee wel in aanmerking komt voor subsidies.

Denk na over de competenties die jongeren zullen verwerven door hun deelname aan het project en hoe je hun leerproces zal begeleiden doorheen alle fasen van het project. Denk daarbij ook na over hoe je Youthpass daarbij kan gebruiken.

Lees meer
Stap 2
Erasmus+ Jeugd officiële programmagids 2022

Deze programmagids is een uitgave van de Europese Commissie met alle regels, criteria, inlichtingen … voor/over de verschillende mogelijkheden voor 2022.

Dit document is in het Engels.

Lees meer Naar de website

Ook interessant voor een kwalitatief dossier

Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.

Ondersteuning

JINT zet je op weg om een kwaliteitsvol project uit te werken. Op deze en de JINT-website vind je alles wat je nodig hebt om een hoogwaardige aanvraag in te dienen en je goedgekeurd project verder op te volgen.

Tip
Heb je een idee voor een project, maar wil je toch nog wat extra info? Kom dan naar onze volgende info- en vormingsdag. Daar krijg je alle info over de verschillende mogelijkheden en kan je een persoonlijk overleg met een van de collega’s aanvragen.

Welke ondersteuning is er?

Wil je een aanvraag bij ons indienen, dan kan je rekenen op technische ondersteuning (over de spelregels, problemen met formulieren …).
Daarnaast kan je rekenen op ondersteuning op maat. Stuur ons ten laatste 2 weken voor de deadline – hoe vroeger, hoe liever! – jouw ingevuld aanvraagformulier om van ons specifieke feedback te krijgen.

Tip
Leg je oor te luister bij andere organisaties uit vorige projecten of uit je netwerk.

Internationale cursus

Bekijk het aanbod in onze JINT-kalender.

Naar de website
Q!App

Ga aan de slag met de kwaliteit van je project en ontdek alle opties van de Q!App.

Via de kwaliteitsapp ter ondersteuning van mobiliteitsprojecten kan je jouw project meten aan Europese kwaliteitsstandaarden, projecten creëren, evalueren en eventueel vergelijken met partners. Ook schrijfhulp, tips van experten en ondersteunende indicatoren worden aangeboden. Daarbovenop komt dat offline werken altijd mogelijk is! Bekijk hier enkele instructiefilmpjes om met de Q!App aan de slag te gaan.

Naar de website
Schematisch overzicht van een subsidieaanvraag

De Europese Commissie geeft je op deze website een handig schematisch, visueel overzicht om het proces van een aanvraag te verduidelijken.

Naar de website

Verplicht bij projectaanvraag

Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.

Stap 1
Registratie van je organisatie of groep (OID)

Een Organisation ID is nodig voor elke organisatie of groep van jongeren die een aanvraag wil indienen of partner is in een Erasmus+ Jeugd-project.

Wie?

Elke organisatie of informele groep die een Erasmus+ Jeugd-aanvraag wil indienen, moet zich registreren.

  • Elke vzw, van gelijk welk niveau;
  • Elke overheid: gemeente, jeugddienst …;
  • Elke informele groep van jongeren, feitelijke vereniging;

Tip
In dit document lees je wat de onderlinge verschillen zijn tussen een informele groep, een feitelijke vereniging en een vzw.

Wat?

  • Je gebruikt je registratienummer (= OID) om een deel van je aanvragen, eindverslagen enz. automatisch in te vullen;
  • Je hoeft je slechts een keer te registreren;
  • Je kan je registratienummer tot het einde van het programma, eind 2027, gebruiken.

Wanneer?

Registratie moet voor de deadline gebeuren. Zonder registratie kan je geen aanvraag indienen.

Tip 
Je kan je op elk moment online registreren en je gegevens aanpassen.
Overweeg je een aanvraag in te dienen? Wacht niet tot de deadline, maar doe dit zo snel mogelijk!

Hoe?

Registreren gebeurt in verschillende stappen via het online Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform (EESCP). Lees in de handleiding (OID en ORS) hoe je de drie stappen doorloopt en wat je moet doen bij problemen:

  • stap 1: een EU-login aanmaken;
  • stap 2: een OID voor je organisatie/groep aanmaken;
  • stap 3: je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen;
  • probleem: je bent je wachtwoord vergeten;
  • probleem: het e-mailadres bestaat niet meer.

Tip
Gebruik voor je EU-login een algemeen, maar duidelijk e-mailadres dat bijvoorbeeld niet verdwijnt bij een eventuele personeelswissel. Ga voor iets zoals internationaal[at]organisatie.be.

Tip
Kijk eerst goed na of je organisatie al geregistreerd is! Een organisatie kan slechts één OID hebben.

Meer weten?

De Europese Commissie heeft een handleiding in het Engels.
Heb je nog vragen? Geef ons een seintje.

Lees meer Naar de website
Stap 2
Aanvraagformulieren

Werk in dit online formulier aan je subsidieaanvraag en dien het ook hier in, ten laatste op de dag van de deadline.

Log in met je EU-login en klik bij “Opportunities” op “Erasmus+”. Vervolgens klik je op ‘See open calls’ bij ‘Youth’. Daarna klik je bij de juiste mogelijkheid op “Apply” om het online formulier te beginnen invullen:

  • KA152: groepsuitwisselingen;
  • KA154: participatieproject.

Tip
Vergeet voor de zekerheid niet af en toe een pdf van je aanvraag op te slaan op je computer. Zo vermijd je dat technische moeilijkheden roet in het eten gooien.

We raden je aan enkele dagen voor de deadline in te dienen, zodat je ons bij bv. technische problemen nog kan contacteren en toch tijdig kan indienen. Sla de ingediende versie op, dan verschijnt onderaan op het document het tijdstip waarop je ingediend hebt.

Tip
Laat op voorhand de declaration of honour ondertekenen, opdat je ze als bijlage bij je aanvraag kan toevoegen.

We sturen je een ontvangstbevestiging wanneer we je aanvraag ontvangen hebben. Kreeg je geen bericht van ons? Geef ons dan een seintje.

Lees meer Naar de website
Stap 3
Preventie en veiligheid

Er kan altijd iets gebeuren, probeer je daar zo goed mogelijk op voor te bereiden. Neem je voorzorgen, praat en overleg onderling en met je jongeren.

In de publicatieVeilig aan de slag vind je meer info over preventie en veiligheid tijdens je project.

Handig om weten: 112 is het Europese noodnummer waarnaar mensen in nood in alle lidstaten van de Europese Unie 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 kunnen bellen om onmiddellijke hulp te krijgen van de brandweer, een medisch team of de politie.

JINT is in nood vervolgens bereikbaar op het nummer 0485 35 68 67.

Lees meer

Ook interessant voor een kwalitatief dossier

Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.

Informele groep, feitelijke vereniging, vzw

Het is voor JINT niet noodzakelijk om als groep een vzw op te richten. Je kan ook als informele groep een aanvraag indienen of partner zijn.

Verplicht bij goedkeuring

Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.

Stap 1
Subsidies

De indiener werkt het dossier uit, krijgt bij goedkeuring alle subsidies en volgt de verdere administratie op met inbegrip van het eindverslag.

Na de evaluatie van de projecten ontvangen alle aanvragers schriftelijk nieuws over het resultaat van de evaluatieprocedure. Reken daarvoor op ongeveer tien weken na de deadline waarop je indiende.

Is je aanvraag goedgekeurd dan krijg je van ons per post o.a. het contract. Je mag kosten voor activiteiten in je projectperiode beginnen maken vanaf het moment dat je je project hebt ingediend. Kosten die je maakt vóór de goedkeuring van het project zijn op eigen risico.
We storten je het voorschot van het goedgekeurde subsidiebedrag nadat we het contract ondertekend terugkregen van jou.

Lees meer
Stap 2
Voorbereiding

Is je aanvraag goedgekeurd? Breng de deelnemer(s) op de hoogte van het goede nieuws! Je project is nu echt begonnen.

Bereid je deelnemer(s) voor op de reis, op de kennismaking met een andere cultuur. Misschien zijn er activiteiten die jullie vooraf kunnen doen?

Ben je begeleider van een DiscoverEU-project? Je kan bij JINT een vormingssessie volgen om je deelnemer(s) voor te bereiden op zo’n interculturele ontmoeting.

Lees meer
Stap 3
Beneficiary Module (BM)

De Beneficiary Module (BM) is een online platform dat indieners van goedgekeurde projecten moeten gebruiken om hun project te beheren en erover te rapporteren.

Wie moet de Beneficiary Module gebruiken?

Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Je vindt het via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.

Waarvoor moet ik de Beneficiary Module gebruiken?

De BM moet je verplicht gebruiken om:

  • Al je deelnemers en begeleiders te registreren;
  • Je budget tijdens en na je project bij te houden;
  • Je eindverslag tijdens je project bij te houden en na je project aan te vullen.

Hoe krijg ik toegang tot de Beneficiary Module?

Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.

Welke gegevens moet ik registreren?

Voor het begin van elke activiteit moeten alle deelnemers en begeleiders correct in de BM geregistreerd zijn.

Kan ik tijdens en na mijn project nog gegevens wijzigen?

Je kan op elk moment tijdens je project gegevens invoegen of wijzigen. Zo kan je deelnemers die je al hebt ingevoerd verwijderen en andere deelnemers in de plaats invullen.

Opgelet!
Aan elke deelnemer is een budget verbonden. Valt er een deelnemer weg, dan wordt het budget dat oorspronkelijk goedgekeurd werd automatisch herrekend.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

  • Het treinticket, het uiteindelijke activiteitenprogramma;
  • De gehandtekende deelnemerslijst;
  • Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).

Waar vind ik meer info?

Lees meer Naar de website

Ook interessant voor een kwalitatief dossier

Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.

Niet goedgekeurd?

Is je aanvraag niet goedgekeurd? Als je dat wenst, kan je je aanvraag herwerken op basis van de feedback die je van de evaluatiecommissie kreeg en opnieuw indienen op een volgende deadline.

Erasmus+ Jeugd: evaluatiekader 2022

Dit evaluatiekader beschrijft toetsstenen die in rekening gebracht worden bij de beoordeling van
een project.

Elk project in Erasmus+ Jeugd wordt getoetst aan een reeks van formele en inhoudelijke criteria, bepaald door de Programmagids en verfijnd vanuit de praktijk opgebouwd doorheen de jaren van het Erasmus+-programma, het Jeugd-programma en daarvoor.

Het evaluatiekader komt voort uit de besprekingen op de evaluatiecommissies voor de jeugdprogramma’s sinds 2014, intern overleg in aanloop naar en ter opvolging van de evaluatierondes van de subsidieprogramma’s en besprekingen op de Raad van Bestuur van JINT en in het team van de stafmedewerkers verantwoordelijk voor het uitvoeren van het programma.

Verplicht bij aan de slag

Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.

Stap 1
Praktische voorbereiding

Wacht niet tot de goedkeuring van je project om na te denken over de praktische voorbereidingen.

Je mag kosten voor activiteiten beginnen maken vanaf het moment dat je je project hebt ingediend. Kosten die je maakt voor de goedkeuring van het project zijn op wel eigen risico.

Hebben de deelnemers een reisvisum nodig? Lees er alles over op onze website www.kamiel.info.

Lees meer
Stap 2
Youthpass

Youthpass is een tool die jongeren en jeugdwerkers in staat stelt om hun leerresultaten tijdens projecten bij te houden en te erkennen. De Youthpass is beschikbaar voor elke deelnemer van een project binnen Erasmus+ Jeugd.

Youthpass is een tool die jongeren en jeugdwerkers in staat stelt om hun leerresultaten tijdens projecten bij te houden en te erkennen. De Youthpass is beschikbaar voor elke deelnemer van een project binnen Erasmus+ Jeugd.

Youthpass maakt deel uit van de Europese Commissies strategie om de erkenning van niet-formeel leren te bevorderen.

Wat bereik je met het gebruik van Youthpass?

  • Youthpass ondersteunt reflectie op het persoonlijk niet-formeel leerproces en leerresultaten.
    Wanneer je als begeleider samen met je deelnemers een Youthpass-certificaat creëert, beschrijf je samen wat ze geleerd hebben tijdens hun project en welke competenties ze verworven/ontwikkeld hebben.
  • Youthpass versterkt de erkenning van het jeugdwerk via dit Europees erkenningsinstrument voor niet-formeel leren.
  • Youthpass ondersteunt actief Europees burgerschap van jongeren en jeugdwerkers door de meerwaarde van hun project te beschrijven.
  • Youthpass doelt op het vergroten van arbeidskansen voor jongeren en jeugdwerkers door hun bewustzijn te vergroten, hen te helpen bij het beschrijven van hun competenties en hoe ze sleutelcompetenties verworven hebben op het certificaat.

Voor ondersteunend materiaal kan je terecht op www.youthpass.eu of neem contact op met JINT.

Iedere deelnemer aan een project binnen Erasmus+ Jeugd heeft recht op het doorlopen van het Youthpass-proces. Vanuit JINT is het een minimumvereiste om iedereen een certificaat te geven.

Lees meer
Stap 3
Verzekering voor groepsprojecten

Het is belangrijk dat je deelnemers en alle betrokkenen goed verzekerd zijn tijdens hun (inter)nationaal project. Je bent daar als projectorganisator zelf verantwoordelijk voor!

  • Verzekeringsinfo groepsprojecten

    Download
Stap 4
Promomateriaal Erasmus+ Jeugd

Je bent verplicht om het Erasmus+-logo te gebruiken in alle communicatie over je project met de vermelding “met de steun van het Erasmus+-programma van de Europese Unie”.

Op de JINT-website vind je onder andere het Erasmus+- en JINT-logo voor in je communicatie.

 

Lees meer Naar de website
Nood
Noodsituatie?

Er kan altijd iets gebeuren. Doet er zich een noodsituatie voor tijdens je project, panikeer niet en neem in de eerste plaats contact op met de hulpdiensten.

112, dat is het Europese noodnummer waarnaar mensen in nood in alle lidstaten van de Europese Unie 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 kunnen bellen om onmiddellijke hulp te krijgen van de brandweer, een medisch team of de politie.

JINT is in nood vervolgens bereikbaar op het nummer 0485 35 68 67.
Je kan meer info vinden in de publicatie Veilig aan de slag.

Lees meer
  • Veilig_aan_de_slag_2010

    Download
  • Richtlijnen voor internationale groepsprojecten in coronatijden

    Download
Naar de website
Stap 5
Veranderingen?

Verandert er na de goedkeuring nog iets aan je project? Neem dan altijd zo snel mogelijk contact op met je stafmedewerker!

Er kan van alles gebeuren en veranderen aan je project: de activiteiten, deelnemer(s), data …  Vaak is daar een contractwijziging voor nodig. Om zeker te zijn neem je dus best zo snel mogelijk contact op met een JINT-stafmedewerker.

Lees meer

Ook interessant voor een kwalitatief dossier

Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.

EU Academy en Online Linguistic Support (OLS)

Je moedigt elke deelnemer aan om een taal te leren, liefst die die ze gebruiken tijdens hun project. Daarvoor heeft de Europese Commissie een online hulpmiddel: EU Academy en Online Linguistic Support.

Let op!
Tot 1 september 2022 is de koppeling tussen de Beneficiary Module en EU Academy onbestaande.

Wat?

EU Academy is een gratis online platform dat onder andere Online Linguistic Support (OLS) aanbiedt. In EU Academy kiest elke deelnemer welke taalcursussen hij/zij/die volgt. Het platform laat de kandidaat op een eigen tempo en afhankelijk van zijn/haar/hun behoeften werken. OLS biedt verschillende mogelijkheden om de taalvaardigheid te verbeteren. Zo kan je er bijvoorbeeld ‘Massive Open Online Courses’ (MOOC’s) volgen met een bepaald thema. OLS is beschikbaar in 29 talen en er is geen beperking op het aantal lessen of talen.

Wie?

Alle deelnemers die je in de Beneficiary Module registreert voor een Erasmus+ Jeugd-project hebben toegang tot het hele EU Academy-platform.

Anderen hebben toegang tot een deel van EU Academy, waar ze basismateriaal terugvinden om online een taal te leren. Zo ervaart iedereen de taalverscheidenheid in Europa.

Hoe?

Je krijgt enkel toegang tot het EU Academy-platform en OLS met een EU-login.

Tot 1 september 2022 (testfase)

OLS op EU Academy is enkel beschikbaar voor vrijwilligers in het European Solidarity Corps.

Vanaf 1 september 2022 (overgangsfase)

Je kan handmatig de gegevens van de huidige en toekomstige deelnemers in EU Academy invullen, opdat die deelnemers gekoppeld worden aan je project en een uitnodigingsmail krijgen. Zodra de jongere inlogt op EU Academy, krijgt hij/zij/die toegang.

Daarna (laatste fase)

Elke deelnemer die in de Beneficiary Module is geregistreerd, is automatisch ingeschreven in de OLS. De organisatie die het project binnen Erasmus+ Jeugd heeft ingediend, registreert de deelnemers dus best zo snel mogelijk. Zodra de jongere inlogt op EU Academy, krijgt hij/zij/die toegang tot OLS.

Neem gerust een kijkje op de OLS-helppagina voor meer informatie.

Naar de website

Verplicht bij eindverslag

Sommige stappen, documenten, registraties … zijn verplicht. Je vindt ze hieronder in volgorde opgesomd.

Stap 1
Eindverslag

Ten laatste twee maanden na het einde van je project dien je het eindverslag van je project in.

Om je resterend saldo te krijgen en je project volledig af te ronden moet je het eindverslag (final report) van je project ten laatste twee maanden na het einde van je project indienen.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget in de Beneficiary Module (BM) controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

  • Het treinticket, het uiteindelijke activiteitenprogramma;
  • De gehandtekende deelnemerslijst;
  • Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).

Meer informatie over hoe de BM werkt, vind je, in het Engels, in de uitgebreide handleiding van de Europese Commissie.

10 eindverslaggeboden

  1. Houd je gegevens in de BM up-to-date tijdens je project, zo blijf je ook administratief bij.
  2. Wees eerlijk: de weg is belangrijker dan het resultaat.
  3. Is er nog iets rood bij het budget, dien je verslag niet in. Neem contact op met JINT.
  4. De samenvatting in het eindverslag is niet dezelfde als die in de aanvraag.
  5. Formuleer op elke vraag een antwoord dat inhoudt waarnaar gepeild wordt.
  6. Denk breed, aan alle stakeholders, bv. bij de impact.
  7. Neem extraatjes op in je eindverslag: citaten, leercurves, goede verhalen, linken naar relevante sociale media, blogs …
  8. Het eindverslag mag in het Nederlands ingevuld worden. Enkel de samenvatting moet in het Engels.
  9. Je kan geen fouten maken. De inhoud ligt volledig in jouw handen.
  10. Heb je een vraag, stel ze aan een JINT-stafmedewerker.
Lees meer Naar de website
Stap 2
Valuta-omzetter (Currency Converter)

Om bedragen in euro om te zetten in andere munteenheden en omgekeerd.

Op de officiële website van de Europese Commissie vind je de wisselkoersen die je moet gebruiken bij je eindverslag.

Let op!
Voor de eindafrekening van de niet-forfaitaire bedragen zoals exceptional costs mag je enkel de wisselkoers gebruiken die geldig was in de maand waarin je contract door onze directeur werd ondertekend. Hou daar dus rekening mee! Die koers kan verschillen van de effectieve wisselkoers op het moment dat je je kosten maakt.

Lees meer Naar de website

Ook interessant voor een kwalitatief dossier

Sommige stappen, documenten, ingevingen … kunnen een echte meerwaarde betekenen. Hieronder vind je inspiratie om je project kwalitatiever en sterker te maken.

Erasmus+ Projects Platform (EPRP)

Op het Erasmus+ Projects Platform (EPRP) vind je alle Erasmus+ Jeugd-projecten terug.

In de databank kan je op verschillende manier op zoek naar projecten. Zo kan je kernwoorden typen, selecteren op jaar, land en/of onderwerp … Zodra je op de zoekknop hebt geklikt, krijg je een lijst met de projecten die aan je selectiecriteria voldoen. Op dat moment kan je de projecten ook op een kaart bekijken door in de blauwe balk bovenaan op die knop te klikken.

Naar de website

Idee

Aanvraag idee

Projectaanvraag

Aanvraag projectaanvraag

Na goedkeuring

Aanvraag goedkeuring

Aan de slag

Aanvraag aan de slag

Eindverslag

Aanvraag eindverslag

Klik op onderstaande dropdown om de verschillende milestones te zien.